10 Tipps, um Geschäftstreffen produktiver zu gestalten

Tag für Tag sind Besprechungen von Unternehmen oder Organisationen erforderlich. Zum Zeitpunkt der Entscheidungsfindung sind sie die beste Option für Vorgesetzte und Untergebene, um Maßnahmen zu koordinieren und praktische Schlussfolgerungen zu ziehen, die die erwarteten Ergebnisse garantieren.

Mit der Zeit kann die Besprechung jedoch kontraproduktiv werden, da sie nicht mehr im Mittelpunkt der Diskussion steht und sich um zufällige Themen dreht, die der Problemlösung nichts hinzuzufügen haben. Damit dies nicht geschieht, sind einige Einstellungen erforderlich. Lesen Sie zehn Tipps, um Ihre Arbeitstreffen effektiver zu gestalten.

1? Planen Sie Zeiten (und versuchen Sie, sie zu respektieren)

Legen Sie beim Anrufen einer Besprechung eine Start- und eine Endzeit fest. Dies ermöglicht den Stakeholdern eine korrekte Planung und verhindert, dass die Besprechung über das Notwendige hinausgeht. Berücksichtigen Sie zum Festlegen der Zeiten das zu diskutierende Thema und die Anzahl der geladenen Personen. Schließlich respektiere diese Zeiten.


2? Vermeiden Sie unnötige Besprechungen

Wenn an dem Problem nur eine Person beteiligt ist, müssen Sie keine Besprechung einrichten, um das Problem zu beheben. Setzen Sie sich mit den anderen Beteiligten zusammen und besprechen Sie schnell die beteiligten Faktoren. Planen Sie das Meeting nur, wenn es wichtig ist, Ideen aufeinander abzustimmen oder Lösungen für ein bestimmtes Thema zu entwickeln.

3? Senden Sie die Agenda im Voraus an die Teilnehmer

Bereiten Sie eine Liste der Themen vor, die während des Meetings behandelt werden sollen, und leiten Sie sie an die Teilnehmer weiter. Dies ermöglicht es ihnen, sich vorzubereiten und die Diskussionszeit zu verkürzen, da jeder seine eigenen zuvor durchdachten Ideen aufgreift. Versuchen Sie, der Tagesordnung nicht zu entkommen, um die Zeit nicht zu verlängern.

4? Benimm dich wie ein echter Anführer

Um die Dinge außer Kontrolle zu halten, muss der Puls konstant bleiben. Sie müssen nicht autoritär sein, aber lassen Sie die Leute nicht ablenken oder sich vom Kernproblem entfernen. Ansonsten lassen Sie die Ideen frei, damit jeder das Beste aus der Diskussion machen kann.


5? Behalten Sie den Überblick

Abhängig vom behandelten Thema kann es sein, dass sich Menschen überglücklich oder entmutigt fühlen. Trotzdem müssen Sie ruhig bleiben, um Ihren Geist zu beruhigen oder mögliche Spannungen zu kontrollieren. Versuchen Sie, die Standpunkte des anderen zu verstehen, um die Harmonie aufrechtzuerhalten.

6? Zeit verwalten

Vermeiden Sie, dass nur eine Person die Zeit für sich beansprucht, damit alle mitreden können. Legen Sie für jede Person ein Limit fest, um ihre Meinung zu äußern, und weisen Sie dann vorsichtig darauf hin, dass es Zeit ist, andere Personen darüber sprechen zu lassen.

7? Mach dich bereit

Sie müssen auch auf das Meeting vorbereitet sein. Überprüfen Sie vorher die fragliche Tagesordnung und schreiben Sie Ihre wichtigsten Ideen dazu auf. Gehen Sie mit bereits evaluierten Ideen oder Lösungen zum Meeting, um sie zu verteidigen.


8? Lerne zuzuhören

Auch wenn Sie den Besprechungsraum mit der Überzeugung betreten haben, dass Ihre Ideen am besten zur Lösung von Problemen oder zum Erreichen von Ergebnissen geeignet sind, geben Sie den anderen Teilnehmern die Möglichkeit, dies zu sagen. Wenn eine Besprechung einberufen wird, werden alle Meinungen gehört, und es kann ein gemeinsamer Nenner erreicht werden: Wenn Sie selbst entscheiden möchten, müssen Sie sich nicht mit anderen Personen treffen.

9? Verwenden Sie Visuals

Präsentieren Sie Ihre Ideen klar und deutlich mit Folien und anderen visuellen Hilfsmitteln, damit andere Teilnehmer sie am besten sehen können, insbesondere wenn es um Daten oder Zahlen geht. Nur das Sprechen kann ermüdend werden und die Beteiligten ablenken.

10? Überprüfen Sie, worüber gesprochen wurde

Überprüfen Sie am Ende der Diskussionen mit anderen, was besprochen und welche Entscheidungen getroffen wurden. Dann schicken Sie diese Informationen per E-Mail an sie. Auf diese Weise können Sie die Ergebnisse des Meetings besser sehen.

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